Správa dokumentov s AI a vyhľadávanie v archíve

Digitalizácia z papiera urobí čitateľný dokument. To je tá ľahká časť. Správa dokumentov s AI ide ďalej, lebo súbory triedi, vyťaží z nich údaje a k položenej otázke nájde podklad, ktorý by inak niekto hľadal v šanónoch. Automatizácia ten dokument zapojí do schvaľovania alebo do firemného systému. Pred nasadením si overte správnosť, prístupy a hlavne to, čo sa stane pri chybe.

Na vlastnom produkte MojaFirma ukazujeme spracovanie na syntetických dátach, a keď ide o konkrétny firemný proces, navrhujeme AI automatizáciu s ohraničeným pilotom.

Čo overujeme v produkte MojaFirma

MojaFirma je vlastný produkt Rise.sk. Ukážky bežia na syntetických dokumentoch a majú tri kroky.

• klasifikáciu dokumentu a extrakciu vybraných polí
• prepojenie s existujúcim záznamom cez presný identifikátor alebo kontrolované párovanie
• vytvorenie návrhu výkazu alebo šablóny na schválenie človekom

Ukážka nie je dôkazom správnosti na Vašich dátach. Každé pole potrebuje vlastné validačné pravidlo, a keď je zhoda neistá, dokument nejde ďalej automaticky, ale putuje na manuálnu kontrolu k človeku, ktorý ho vie posúdiť.

Ako automatizovať vyhľadávanie dokumentov v archíve

Najprv OCR. Zo skenov sprístupní text, pôvodný dokument zostáva nedotknutý a jeho verzia dostane označenie, aby sa o rok dalo povedať, ktorý súbor v tej chvíli platil. Dodávateľa a číslo faktúry vyriešia presné filtre, dátum takisto. AI má zmysel až pri otázkach nad obsahom, napríklad ktorá zmluva obsahuje konkrétnu podmienku.

Odpoveď musí ukázať zdrojový dokument a pasáž, z ktorej vychádza. Používateľ smie dostať iba dokumenty, ku ktorým má oprávnenie. Otestujte neaktuálne verzie, rozporné prílohy a potom aj otázky, na ktoré v archíve žiadna odpoveď nie je, lebo práve tam sa ukáže, či si systém odpoveď radšej vymyslí. Zhrnutie AI nenahrádza originál ani jeho odborné posúdenie.

Ako vyzerá bezpečný pilot

Začnite jedným typom dokumentu a jedným rozhodnutím, ktoré má vlastník procesu schváliť. Vzorka musí byť reprezentatívna, čiže do nej patria aj neúplné a chybné dokumenty, v pomere zodpovedajúcom bežnej práci. Ešte pred pilotom si zapíšte čas spracovania a počet opráv. Zapíšte si aj prípady, ktoré systém nevedel automaticky zaradiť.

Počas pilotu ukladajte zdroj dokumentu, extrahované hodnoty a výsledok validácie spolu s tým, ako sa rozhodol reviewer, aby sa dalo spätne zistiť, prečo faktúra prešla. Chybový stav nesmie potichu pokračovať. Dokument sa označí a vráti na doplnenie, alebo skončí u človeka.

Bezpečnosť je súčasť návrhu

Pri citlivých dokumentoch určte roly, rozsah prístupov, miesto spracovania, šifrovanie, logovanie, zálohy aj postup pri incidente. Tieto požiadavky sa overujú v implementácii, nie v prezentácii.

Pri faktúre overte súčet položiek, menu, dátum aj identitu dodávateľa. Potom skúste dobropis. Skúste duplicitný súbor a faktúru, ktorej chýba pole, ktoré Vaše pravidlo vyžaduje. Pred zápisom do účtovníctva musí byť jasné, čo človek schválil a ktoré chyby spracovanie zastavia, pretože po zápise sa už oprava nerobí v dokumente, ale v účtovníctve. Ukážky pracovných obrazoviek nájdete pri MojaFirma.

Čo určuje cenu a čo pripraviť na konzultáciu

Rozhoduje počet typov dokumentov, kvalita skenov, objem, výnimky a to, či sú rozhrania ERP či CRM vôbec dostupné. Rozsah aj ceny nájdete pri službe automatizácia dokumentov a faktúr a v cenníku.

Rozsiahly archív alebo viac oddelení potrebuje analýzu a etapy.

Pripravte anonymizované vzorky, dnešný postup, zoznam systémov a meno človeka, ktorý výsledok schvaľuje. Bez neho sa pilot skončí ukážkou, nie rozhodnutím. Pravidlá úspechu si dohodnite vopred, a to vrátane času spracovania, počtu opráv a toho, či sa dá pri každom vyťaženom údaji dohľadať dokument, z ktorého pochádza.

Ak máte opakovaný dokumentový proces, ozvite sa. Na úvodnom hovore vieme navrhnúť pilot s merateľným rozsahom a jasným schvaľovaním.