Návratnosť softvéru a automatizácie. Ako postaviť business case

Stručná odpoveď

Business case začína nákladmi dnešného procesu. Oddeľte prácu, ktorú riešenie môže ovplyvniť, od nákladov, ktoré zostanú. Potom porovnajte predpokladaný prínos s jednorazovým a priebežným TCO na zvolenom horizonte.

Tento postup negarantuje ROI. Dáva rozhodovateľom rovnaký model, v ktorom vie každý skontrolovať zdroj každého čísla, takže sa diskusia presunie z toho, či tomu veríme, na to, odkiaľ ten údaj je. Na vstupy dnešného procesu môžete použiť aj našu kalkulačku. Neberte však jej výsledok ako sľub úspory.

Zmerajte cenu súčasného stavu

Začnite konkrétnym tokom. Môže to byť prijatie objednávky, kontrola dokumentu, vytvorenie reportu. Zmerajte počet dotknutých ľudí, manuálne hodiny na osobu za týždeň, celkový hodinový náklad, pracovné týždne, mesačné chyby aj prepracovanie. Celkový hodinový náklad nemá byť len mzda. Zahŕňa náklady zamestnávateľa a priamo priraditeľné prevádzkové náklady podľa Vašej účtovnej metodiky, lebo inak si projekt počíta lacnejšiu hodinu, než akú firma reálne platí každý mesiac.

Eurostat vysvetľuje, že náklady práce sú širšie než samotná mzda. Zdroj o hodinových nákladoch práce preto pomáha pri definícii vstupu, ale hodinovú sadzbu Vašej firmy neurčuje.

C = people × weekly manual hours × hourly cost × working weeks + monthly rework × 12

C je ročný náklad dnešného procesu. Ide o meraný vstup vtedy, keď pochádza z výkazov času, z mzdových údajov, z evidencie reklamácií. Ak čas ešte nemeriate, označte ho ako predpoklad a stanovte dátum, dokedy ho potvrdíte, inak Vám tento jeden riadok potichu prepíše celý výsledok modelu.

Určite dosiahnuteľný podiel a prijatie

Automatizácia zvyčajne neodstráni celý proces. Časť práce zostane pri výnimkách, pri schvaľovaní, pri kontrole kvality. Dosiahnuteľný podiel opisuje, akú časť C riešenie ovplyvní technicky aj procesne. Prijatie opisuje, aká časť tohto podielu sa v danom horizonte naozaj používa, a to je číslo, ktoré vie sklamať najviac, aj pri technicky bezchybnom riešení.

B = C × addressable share × adoption

B je modelovaný ročný hrubý prínos. Dosiahnuteľný podiel aj prijatie v ňom zostávajú predpokladmi dovtedy, kým ich nepotvrdí pilot, prípadne prvé mesiace prevádzky, v ktorých uvidíte, koľko prípadov naozaj prejde novou cestou. Nemajú sa nahrádzať všeobecným percentom z cudzej štúdie, ktorá merala iný proces, v inej firme, na inom objeme.

Zapíšte úplný TCO

Jednorazový TCO zahŕňa analýzu, návrh, vývoj, integrácie, migráciu, testovanie, nasadenie, školenie, čas ľudí z firmy. Priebežný TCO zahŕňa hosting, licencie, monitoring, podporu, bezpečnostné opravy, prevádzkové zmeny, prácu vlastníka procesu, teda položku, ktorá v rozpočte často nemá vlastný riadok, hoci ju niekto odpracuje. Pri softvéri na mieru, AI automatizácii aj modernizácii softvéru sa tieto položky líšia. Preto ich neodhadujte jednou sadzbou.

Pravidlá UK Green Book odporúčajú pracovať so zdokumentovanými predpokladmi a citlivosťou, čo v praxi znamená, že sa pri každom čísle dá dohľadať, kto ho tam dal. Metodika hodnotenia nie je cenník Rise. Je to dôvod, prečo má každý vstup svojho vlastníka a svoj zdroj, napísaný vedľa čísla.

B(H) = B × H / 12
TCO(H) = one-time TCO + recurring monthly TCO × H
ROI(H) = (B(H) - TCO(H)) / TCO(H) × 100
Payback = one-time TCO / (B / 12 - recurring monthly TCO)

Za H dosadíte horizont 12, 24 alebo 36 mesiacov, podľa toho, ktorý pre rozhodnutie potrebujete. Doba návratnosti platí len pri kladnom menovateli. Ak mesačný prínos nepokrýva priebežný TCO, návratnosť neexistuje a scenár je stop signál, nie horší variant, o ktorom sa dá ešte chvíľu rokovať s dodávateľom.

Pracujte s konzervatívnym, základným a horným scenárom

Nepoužívajte vymyslené násobky a pre každý scenár zmeňte iba tie vstupy, pri ktorých viete povedať prečo, lebo inak sú tri scenáre iba tri verzie toho istého odhadu. Konzervatívny scenár môže použiť menší dosiahnuteľný podiel, pomalšie prijatie, vyšší priebežný náklad. Základný scenár má vychádzať z najlepšieho dnešného dôkazu. Horný scenár môže pracovať s výsledkom pilotu, nie s marketingovým sľubom.

Citlivosť urobte po jednej premennej. Ukážte, čo sa stane pri nižšom prijatí, pri vyššom TCO, pri menšom dosiahnuteľnom podiele. Dopredu určite stop kritériá. Napríklad po pilote nepokračujte, ak sa nepotvrdí minimálny objem prípadov, ak čistý mesačný prínos ostane záporný, ak kritická integrácia nemá bezpečný spôsob prevádzky v produkcii.

Nefinančné riziká držte samostatne. Bezpečnosť, zákonnosť, kvalita dát, závislosť od dodávateľa a dopad na zákazníka sú dôležité, no nepripisujte im eurovú hodnotu bez dôkazu, lebo takto vzniknú čísla, ktoré nikto nevie obhájiť. Zapíšte vlastníka rizika, kontrolu a rozhodnutie, ktoré môže vyvolať.

Modelový príklad s priznanými predpokladmi

Nasledujúci príklad je celý modelový, nejde o meranie Rise.sk ani klienta. Zvoľme päť ľudí, päť manuálnych hodín týždenne na osobu, 35 € celkového hodinového nákladu a 46 pracovných týždňov. Prepracovanie v modeli nezapočítavame, čo neznamená, že v skutočnej firme nevzniká. Ročný náklad pri týchto vstupoch je 40 250 €.

Tím predpokladá 60 % dosiahnuteľný podiel a 70 % prijatie po zavedení. B je 16 905 € za rok. Jednorazový TCO je 18 000 € a priebežný TCO 350 € za mesiac. Z toho vyplýva 22 200 € TCO a ROI približne -23,9 % po 12 mesiacoch, 26 400 € TCO a 28,1 % po 24 mesiacoch, potom 30 600 € TCO a 65,7 % po 36 mesiacoch. Doba návratnosti je približne 17 mesiacov.

Príklad nehovorí, že takto dopadne Váš projekt. Ukazuje dosadenie zvolených vstupov do vzorcov. Pri vlastnom projekte odlíšte skutočné meranie od každého predpokladu.

Dohoda pred rozhodnutím

Pred schválením si skontrolujte tieto body.

• Vlastník procesu potvrdil rozsah merania a výnimky.
• Financie potvrdili hodinový náklad a položky TCO.
• Prevádzka potvrdila podmienku prijatia a spôsob merania pilotu.
• Bezpečnosť alebo zodpovedná osoba potvrdila otvorené nefinančné riziká.
• Sponzor schválil minimálny výsledok, stop kritériá aj dátum ďalšieho rozhodnutia.

Model má limity. Nezachytí neoverený rast tržieb, budúce zmeny procesu ani hodnotu, ktorú neviete primerane zmerať. Ak potrebujete doplniť vstupy, porovnajte ich s naším cenníkom, prejdite si ďalšie rozhodovacie návody, prípadne si objednajte krátky konzultačný blok, v ktorom si tie čísla prejdeme spolu. Cieľom ďalšieho kroku je potvrdiť vstupy, nie obhájiť vopred vybraný projekt.