AI back office systém pre finance a operations tím

Faktúra príde e-mailom, schválenie zostane v chate a účtovník hľadá platbu v banke. Ak tieto kroky riešia oddelené nástroje, ďalší systém pomôže iba vtedy, keď ich prepojí do dohľadateľného postupu.

Pri rozhovore o ERP preto najprv zisťujeme, čo firma potrebuje riadiť. Back office pre dokumenty a financie má iný rozsah než systém zahŕňajúci sklad alebo výrobu. Samotný názov produktu o vhodnosti nerozhodne.

Začnite jedným dokladom a jeho ďalšou cestou

Zaznamenajte, odkiaľ faktúra prišla, kto ju skontroloval a kam sa má zapísať. K dokumentu potrebujete priradiť dodávateľa a stav schválenia. Platbu treba spojiť s príslušným dokladom, pričom neistá zhoda musí zostať viditeľná človeku.

Spoločný prehľad nemusí znamenať nahradenie všetkých existujúcich systémov. Ak účtovníctvo funguje, pracovná vrstva môže pripravovať podklady a cez dohodnuté rozhranie ich odovzdať ďalej. Najprv overte dostupnosť integrácie a vlastníctvo údajov.

AI má zmysel pri čítaní nejednotných vstupov

Z PDF môže AI navrhnúť hodnoty polí. Kontrolu súčtu, povinných údajov alebo duplicity riešte presnými pravidlami. Používateľ potrebuje vidieť pôvodný doklad aj návrh, ktorý schvaľuje.

Podobne sa dá pracovať s timesheetmi alebo internými výkazmi. Dôležitý je ďalší krok v procese. Samotná extrakcia údajov nevyrieši, kto dokument schváli ani ako sa opraví chybný zápis.

Pilot má ukázať kvalitu aj cenu kontroly

Vyberte jeden typ dokumentu a vzorku zahŕňajúcu bežné výnimky. Ešte pred skúškou zmerajte čas ručného spracovania a počet opráv. V novom postupe počítajte aj čítanie návrhov, párovanie a prípady, ktoré sa vrátia človeku.

Manažment má vidieť stav procesu a zodpovednú osobu pri nedokončenom kroku. Počet automaticky spracovaných dokumentov nestačí, ak sa chyby prenesú do účtovníctva alebo sa schvaľovanie iba presunie do ďalšieho inboxu.

Čo ukazujeme v MojaFirma

MojaFirma je náš produkt v aktívnom vývoji. Ukážky spracovania dokumentov používajú syntetické dáta. Predstavujú spôsob práce, nie nameranú úsporu klienta alebo dôkaz správnosti na Vašich dokladoch.

Pri deme porovnávame Vašu dennú prácu s dostupným postupom. Až potom sa dá vymedziť pilot. Ak potrebujete odlišnú biznis logiku alebo integráciu do viacerých interných systémov, rozsah patrí do návrhu softvéru na mieru.

Na úvodný rozhovor prineste anonymizovaný doklad a opis toho, kto ho dnes spracúva. Z jedného konkrétneho prípadu sa dá zistiť viac než zo všeobecnej požiadavky na nové ERP.