Klientsky portál alebo Excel. Kedy má zmena zmysel

Excel môže stačiť pre malý proces s jasným vlastníkom. Keď však tabuľka koluje e-mailom vo viacerých kópiách, treba riešiť platnú verziu a prístup k údajom. To je prevádzkový problém, nie dôkaz, že každý proces potrebuje vlastný portál.

Kedy dáva zmysel portál

Klientsky portál má zmysel vtedy, keď sa Vás tí istí klienti dookola pýtajú na stav svojej požiadavky alebo keď si znova pýtajú dokument či faktúru, ktorú už raz dostali. Vznikne spoločný pracovný priestor. Časť opakovaných e-mailov prestane chodiť.

Pre každý proces sa to ale neoplatí automaticky.

Bezpečnosť je návrh aj prevádzka

Prihlásenie z portálu nerobí bezpečné riešenie samo. Navrhnúť a potom aj roky prevádzkovať treba:

• prístupy a roly
• šifrovanie prenosu aj uložených dát
• zálohy a aktualizácie
• logovanie
• postup pri incidente

Dve otázky si položte skôr, než podpíšete zadanie. Kto vidí ktorý dokument. A ako sa prístup ruší v ten istý deň, keď človek odíde z firmy.

Mobilný portál môže klientovi umožniť schváliť objednávku alebo nahrať chýbajúci dokument priamo z telefónu, takže Vám neprichádza e-mail s prílohou, ktorú aj tak musí niekto ručne založiť na správne miesto. Najprv však zmerajte dve čísla. Koľko opakovaných žiadostí tím vybaví za mesiac a koľko času ho to stojí. Ak prínos odôvodní náklady, vývoj softvéru na mieru môže pokryť portál aj potrebné integrácie.

Čo preveriť pred náhradou Excelu

Spíšte jeden opakovaný proces od vstupu po schválenie. Zapíšte si, koľko prípadov ním prejde a koľko hodín to zoberie, pričom osobitne vyčíslite prepisovanie medzi tabuľkou a účtovným systémom, lebo práve tam sa stráca najviac času. O potrebe portálu nerozhoduje počet zamestnancov.

Ako prevziať prvú etapu

Vyberte jeden typ požiadavky a k nemu reprezentatívnu vzorku dát. Ešte pred kódom sa musí dohodnúť:

• ktorý systém je zdrojom pravdy
• ako sa riešia duplicity
• kto schvaľuje opravu chybného záznamu

Pri integrácii ERP alebo CRM treba overiť dostupnosť API aj licenčné obmedzenia.

Pred migráciou porovnajte počty a obsah prenesených záznamov. Vyskúšajte oprávnenia pod účtami rôznych používateľov. Pripravte si aj návrat k pôvodnému postupu, lebo prvá ostrá migrácia sa občas zastaví na dátach, ktoré nikto nevidel, kým ležali v tabuľke. Za hotovú etapu považujte až dohodnutý proces, ktorý prešiel testom s jeho vlastníkom. Samotná obrazovka ani počet naprogramovaných funkcií to nepotvrdí.

Do rozpočtu patrí čistenie dát a zaškolenie ľudí, ktorí v tej tabuľke pracovali roky a ktorí si na nový formulár zvyknú pomalšie, než počíta harmonogram projektu. Potom hosting a dohodnutá podpora. Alternatívy porovnáva rozhodovací podklad o softvéri na mieru a SaaS.